Odkurzacz na firmę – czy można odliczyć zakup od podatku?

Odkurzacz na firmę jako koszt uzyskania przychodu 

Kupno odkurzacza można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Podstawę prawną stanowi tutaj art. 22 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych z dnia 26.07.1991 r (w skrócie ustawa o PIT). 

Zgodnie z jego treścią do kosztów prowadzenia działalności można zaliczyć wydatki, które:

• mają ścisły związek z prowadzoną działalnością gospodarczą,
• zostały poniesione w celu uzyskania przychodów albo zachowania bądź zabezpieczenia ich źródła,
• są bezzwrotne,
• zostały poniesione przez podatnika,
• nie należą do wyjątków wymienionych w art. 23 ustawy o PIT,
• są właściwie udokumentowane.

Urządzenia służące do utrzymania czystości w miejscu wykonywania działalności spełniają wymienione powyżej warunki, tak więc ich zakup można odliczyć od podatku. Należy jednak zwrócić uwagę na ostatni punkt, czyli odpowiednie udokumentowanie wydatków. 

Udokumentowanie zakupu 

Kupując odkurzacz na firmę, należy poprosić o wystawienie faktury VAT. Faktura albo jej duplikat stanowią najprostszy sposób na udokumentowanie poniesionych kosztów i eliminują problemy związane z zakwestionowaniem wydatku przez organy podatkowe. Czy oznacza to, że brak faktury uniemożliwia odliczenie zakupu odkurzacza od podatku? Niekoniecznie.

8 grudnia 2023 r, Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie wydał decyzję w związku ze skargą wniesioną przez spółkę działającą w branży budowlanej. Przyczyną złożenia wniosku o interpretację przepisów była decyzja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej. Uznał on, że umowa sprzedaży nie może spełniać funkcji, która została przewidziana dla faktury VAT.

Sąd wydał decyzję korzystną dla przedsiębiorstwa, zwracając uwagę na fakt, że zgodnie z art. 106e ust. 1 ustawy o VAT dokument będący podstawą odliczenia nie musi być tytularnie fakturą. 

Ponadto powołał się na wyrok Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej z dnia 22 września 2022. Zgodnie z nim w przypadku braku faktury konieczne jest przedstawienie dokumentu zawierającego dane umieszczane na fakturach (na podstawie Dyrektywy 2006/112) oraz wskazanie kwoty VAT.

Odliczenie w przypadku prowadzenia działalności we własnym mieszkaniu

Wątpliwości dotyczące zakupów na firmę często pojawiają się wtedy, gdy działalność prowadzona jest we własnym mieszkaniu. Dobra wiadomość jest taka, że odliczenie od podatku jest możliwe, jeśli:

• wydatki spełniają zasady określone w art. 22 ustawy o PIT,
• zakupione rzeczy będą wykorzystywane wyłącznie w strefie firmowej.

Przedsiębiorca ma zatem prawo kupić odkurzacz na firmę, podobnie jak robota sprzątającego. Jednak jeżeli planuje się używać go także w całym mieszkaniu, to należy zastosować zasadę procentowego odliczenia podatku. 

Oto przykład: w mieszkaniu o powierzchni 80 m² przedsiębiorca wydzielił na prowadzenie firmy pokój o powierzchni 20 m². Stanowi to 25% mieszkania. W przypadku zakupu odkurzacza do użytkowania w całym mieszkaniu, od podatku może odliczyć 25% poniesionego kosztu.

Jaki odkurzacz na firmę?

Nie ma przepisów, które ograniczałyby przedsiębiorcy możliwość wyboru odkurzacza, tak więc można odliczyć od podatku kupno odkurzacza pionowego, odkurzacza z funkcją mycia oraz robota sprzątającego. Warto zatem wybrać sprzęt najlepiej dostosowany do własnych potrzeb i warunków panujących w miejscu prowadzenia działalności.

Komfortowe rozwiązanie stanowią roboty sprzątające Hygse Smart 2 i Hygse Movo, które same odkurzają i myją podłogi. Do małego biura pasują natomiast odkurzacze pionowe Hygse Handy i Hygse Akva, których dodatkowe funkcje i wyposażenie zapewnią szybkie i wygodne sprzątanie przestrzeni firmowej.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, isap.sejm.gov.pl
2. Szymon Machniewski, Co można wrzucić w koszty działalności jako JDG?, money.pl
3. Małgorzata Jagusiak, Co może być kosztem firmy w mieszkaniu?, ifirma.pl
4. Bartosz Podleśny, Brak faktury nie wyklucza odliczenia VAT – może wystarczyć umowa, akademialtca.pl
5. Katarzyna Rola-Stężycka, Firma w mieszkaniu a koszty uzyskania przychodu, mojafirma.infor.pl